유사공통업무의 기록분류체계 개발 절차에 관한 연구 : 시설관리공단의 체육시설 업무를 중심으로
저자
발행사항
서울 : 명지대학교 기록정보과학전문대학원, 2013
학위논문사항
학위논문(석사)-- 명지대학교 기록정보과학전문대학원 : 기록관리전공 2013. 8
발행연도
2013
작성언어
한국어
주제어
DDC
025.171 판사항(21)
발행국(도시)
서울
기타서명
(A) Study on the Developmental Procedures of Records Classification of Similar Common Works : Focused on the works of sports facility management of Seoul Metropolitan Facilities Management Corporation
형태사항
ⅶ, 142 p. : 삽도 ; 26 cm.
일반주기명
명지대학교 논문은 저작권에 의해 보호받습니다.
지도교수 : 이승휘.
참고문헌 : p.101-106.
소장기관
최근 한국에서는 설립 목적이나 사명이 유사한 기관이 공통적으로 수행하는 유사공통업무를 중심으로 기록분류체계를 개발하고 있다. 이러한 유사공통업무의 기록분류체계는 유사한 업무를 수행하는 여러 기관의 분류체계를 개발하는 데 필요한 시간과 비용을 절감할 수 있다. 아울러 유사한 업무임에도 불구하고 보존기간 책정기준인 단위과제나 단위업무의 명칭을 달리 사용하여 보존기간이 다르게 설정되는 것을 방지할 수 있다.
모든 공공기관에 적용되는 기관공통업무와 부서공통업무의 분류체계는 국가기록원에서 제공하는 지침을 참고하여 만들 수 있다. 하지만 현재 유사한 업무를 수행하는 여러 기관의 고유업무를 대상으로 분류체계를 개발하는 구체적인 절차는 없으며 공통업무에 관한 부분적인 사례와 개별조직의 분류체계를 개발하는 절차만 있을 뿐이다. 지금까지 사용하던 일반 분류체계 개발방법론과는 다르게 많은 기관을 대상으로 하기 때문에 절차와 방법에 있어 다른 관점으로 바라볼 필요가 있다.
본 연구는 이러한 유사공통업무의 기록분류체계를 개발하는 데 필요한 절차를 개발하고 주민생활에 밀접하게 관련이 있는 시설관리공단을 대상으로 유사공통업무 기록분류체계 개발절차를 적용하여 기록물분류기준표의 대기능, 중기능, 소기능, 단위업무의 개발과정을 구체적으로 제시함으로써 현장에서 참고할 수 있는 실용적인 개발 절차를 만들고자 하였다.
업무분석의 기반으로 DIRKS와 ISO/TR 26122의 일부를 사용하고 선행연구와 사례에서 파악한 절차와 방법을 각 단계별로 적절하게 적용하여 실제 유사공통업무 기록분류체계 개발이 필요한 기관에서 참고할 수 있도록 단계별로 구체적인 절차를 제시하였다. 이렇게 제시한 분류체계의 개발절차로는 예비조사, 기능분석, 활동분석, 기록물철분석 단계를 거쳐 개발하고 마지막 단계에서는 분류체계의 신뢰성 확보를 위해 업무담당자의 의견을 검토하는 절차로 설계하였다. 이러한 개발절차를 시설관리공단 11개 기관의 체육시설을 대상으로 적용하여 개발하는 과정을 단계별로 나타내었다. 또한 실제 개발 단계에서 필요한 사항을 기술하였고 개발 단계에서 나타날 수 있는 이슈들을 정리하였다. 마지막으로 개발한 분류체계를 활용하는 과정과 분류체계 관리방안을 논의하였다.
본 연구에서 제시한 개발 절차의 가장 큰 특징은 업무분류체계와 기록분류체계를 따로 만들지 않고 설계 시점부터 고려하여 정확한 계층을 도출한다는 것과 많은 기관을 대상으로 하기 때문에 처리행위나 처리행위의 순차를 파악하기보다는 활동을 업무로, 처리행위의 그룹을 기록물철로 인식하여 신속하게 대상 계층을 분석하였다는 것이다.
The organizations of similar purposes and missions of foundation are recently developing records classification systems, focusing on the similar common works that they are engaged in. Such systems can save cost and time, otherwise, necessary to take for various agencies to develop the procedure of similar common tasks. Besides, it can prevent the retention period of records from setting up differently by different unit task and naming, which are the criteria for designating retention period of document.
The classification system of common works of institutions and teams, which are applied to all of public institutions could be prepared in accordance with the guidelines of National Archives of Korea. However, there hasn't been yet a specific procedure of the classification for the peculiar tasks of multiple institutions. There are only partial cases of common tasks and the procedure to develop a classification for individual organizations. Since this sort of classification requires to handle a great number of institutions, it needs to be looked from different angles, both of procedures and of methods, from those to the development methodologies for general classification, which have been used until now.
This study aims to develop the procedures necessary for records classification of similar common tasks, and apply them to Seoul Metropolitan Facilities Management Corporation in order to suggest specific processes of developing unit tasks (upper, middle and lower category of function) of Records Classification Scheme, thus it can be used in the field.
To do so, ISO/TR 26122 of DIRKS was partially employed as the base of task analysis to apply the procedures and methods which were found out through precedent studies and case studies, for institutions to refer to in developing the records classification system of similar common tasks. This study suggested the developmental procedures of classification: preliminary research, functional analysis, activity analysis, records compiling analysis and review of persons in charge to gain reliability of the classification system at the last stage.
And then, the conceived procedures were applied to the similar common management tasks of 11 sports facilities of Seoul Metropolitan Facilities Management Corporation and showed each developmental stage. In addition, any possible issues were listed that could be heard in the developmental stage. Lastly, ways to utilize and manage the developed classification system were discussed.
The most distinctive characteristic of the procedures developed in this study is that the synchronized consideration of task classification procedures and records classification system was taken even from the point of the design. Therefore, it was possible to define necessary classes precisely and transactional behaviors were grouped rather than by individual transaction behavior or order. As a result, it can analyze concerned classes quickly by recognizing the groups as the object of compilation.
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