대학 기록물 관리를 위한 공유드라이브 관리 가이드라인 설계
저자
발행사항
부산 : 동의대학교 대학원, 2018
학위논문사항
학위논문(석사)-- 동의대학교 대학원 : 문헌정보·사학과 2018. 2
발행연도
2018
작성언어
한국어
KDC
020 판사항(5)
발행국(도시)
부산
형태사항
v, 68 p. : 삽화 ; 26 cm
일반주기명
동의대학교 논문은 저작권에 의해 보호받습니다.
지도교수: 정영미
참고문헌: p. 64-65
UCI식별코드
I804:21010-200000017054
소장기관
It is essential to introduce an electronic records management system to secure an organization’s systematic records management and long-term preservation. And yet, in small-to-medium-sized organizations like universities in South Korea, it is not easy to operate the system because of system installation costs and various internal/external circumstances.
Thus, this study would introduce a shared drive as an alternative technology that can be utilized when an organization would systematically manage records produced in the organization, design and present shared drive management guidelines for records management.
For this research purpose, this study investigated and analyzed the cases of the shared drive management guidelines for the overseas records management and reviewed the functional requirements for the electronic records management system to review the limitations of the utilization of the shared drive for records management. Based on the result, this study designed the shared drive management guidelines for the records management of universities. The research methods and results can be summarized as follows:
First, for the theoretical and technical reviews on the shared drive, this study investigated preceding studies at home and abroad and assessed the concept and types of the shared drive and the fields of its utilization through them. Unlike overseas, in South Korea, there are few cases of the utilization of the shared drive for records management, but it was noted that leading institutions in foreign countries utilized the shared drive as an alternative to the electronic records management system. In addition, this study theoretically reviewed the functional requirements for the electronic records management system and understood that there might be major limitations in security and audit trail when the shared drive would be used in the field of records management, in advance.
Moreover, to design the shared drive management guidelines for the records management of universities, this study analyzed the cases of records management in foreign universities using the shared drive. The cases of York University, Canada; Curtin University, Australia; and the University of Wisconsin, the U.S, a case of public institution United Nations and a case in Tasmania were analyzed. As a result, there were 16 main components of the guidelines: ‘responsibility’, ‘access and security’, ‘disposal’, ‘education’, ‘file renaming’, ‘shared drive structure’, ‘file plan’, ‘existing or legacy data’, ‘monitoring’, ‘inventory category setting’, ‘folder and sub-folder mapping in CRS’, ‘maintenance’, ‘searching and browsing’, ‘email management’, ‘migration’ and ‘information management rules.’ Of them, excluding the items that each institution applied suitably for its individual circumstances, including ‘folder and sub-folder mapping in CRS’, ‘existing or legacy data’, ‘setting up inventory category’ and ‘maintenance,’ 12 remaining items were drawn as the main components of the design of the guidelines. Especially, to supplement the limitations that might occur when the shared drive would be utilized in records management, as assessed in the theoretical review and case analysis, this study designed the items, ‘disposal’, ‘access and security’, ‘searching and browsing’ and ‘email management,’ supplementing them as the items related to the functional requirements for the electronic records management system.
As a result, in the guidelines designed in this study, the 12 main components consisted 24 sub-items of ‘responsibility’; 13 of ‘disposal’; eight of ‘access and security’, ‘shared drive structure’ and ‘file plan’ each; 17 ‘file renaming’; six of ‘information management rules’; three of ‘education’; two of ‘monitoring’; seven of ‘searching and browsing’; five of ‘email management’ and lastly, four of ‘migration.’
The shared drive management guidelines for the university records management proposed in this study can be a useful reference when the shared drive would be utilized as an alternative to the electronic records management system. As a result, the basis for the transfer of archives without difficulty can be prepared by managing the university records management temporarily but systematically, which may be neglected due to the absence of the electronic records management system when the electronic records management system would be introduced in the future. However, since the shared drive is not a system optimized for records management, it cannot completely substitute the electronic records management system, and apparently, there would be technical limitations in preserving archives for a long time, maintaining the reliability, integrity, authenticity and availability of them.
조직의 체계적인 기록물 관리와 장기적인 보존을 보장하기 위해서는 전자기록관리시스템 도입은 필수적이다. 하지만 현재 우리나라의 대학과 같이 중소규모의 조직에서는 시스템 도입 비용과 다양한 내외부적인 상황으로 인해 시스템 운용이 쉽지 않다.
이에 본 연구에서는 전자기록관리시스템을 도입하지 못한 국내의 대학이, 조직 내 생산되는 기록물을 체계적으로 관리하고자 할 때 활용할 수 있는 대안 기술로 공유드라이브를 소개하고 기록물 관리를 위한 공유드라이브 관리 가이드라인을 설계하여 제시하고자 하였다. 본 연구의 목적을 위해 국외의 기록물 관리를 위한 공유드라이브 관리 가이드라인 사례를 조사・분석하였고 그러한 활용의 한계를 검토하기 위해 전자기록관리시스템 기능요건을 함께 검토하였다. 이러한 결과를 토대로 대학의 기록물 관리를 위한 공유드라이브 관리 가이드라인을 설계하였다. 연구 방법과 그 결과를 구체적으로 정리하면 다음과 같다.
먼저, 공유드라이브에 대한 이론적, 기술적 검토를 위해 국내외 선행연구를 살펴보았고, 이를 통해 공유드라이브의 개념과 유형, 그리고 활용 분야를 파악하였다. 국외와 달리 국내에서는 기록물 관리를 위한 공유드라이브 활용 사례가 거의 없는 것으로 파악되었지만 국외 유수 기관들에서 전자기록관리시스템의 대안으로 공유드라이브를 활용하고 있는 것을 확인할 수 있었다. 또한 전자기록관리시스템의 기능요건을 이론적으로 검토하여 기록물 관리 분야에서 공유드라이브를 활용할시, 보안과 감사증적에 주요한 한계 있을 수 있다는 것을 사전에 파악하였다.
그리고 대학의 기록물 관리를 위한 공유드라이브 관리 가이드라인을 설계하기 위해 국외의 공유드라이브를 이용한 대학의 기록물 관리 사례를 분석하였다. 사례 대상으로는 캐나다 요크 대학교(York University), 호주 커틴 대학교(Curtin University), 미국 위스콘신 대학교(University of Wisconsin)와 추가로 공공기관인 유엔(United Nation)과 타즈매니아 주정부(Tasmania)의 사례도 분석하였다. 그 결과, 가이드라인의 주요 구성항목은 ‘책임’, ‘접근 및 보안’, ‘처분’, ‘교육’, ‘파일 명 변경’, ‘공유드라이브 구조’, ‘파일 계획’, ‘기존 또는 레거시 데이터’, ‘모니터링’, ‘인벤토리 범주 설정’, ‘폴더 및 하위폴더를 CRS에 매핑’, ‘유지’, ‘검색 및 탐색’, ‘이메일 관리’, ‘마이그레이션’, ‘정보관리 규정’의 16개로 나타났다. 이 중 각 기관이 개별적인 상황에 맞게 적용시킨 항목인 ‘폴더 및 하위 폴더를 CRS에 매핑’, ‘기존 또는 레거시 데이터’, ‘인벤토리 범주 설정’, ‘유지’를 제외한 나머지 12개의 항목을 가이드라인 설계의 주요 구성항목으로 도출하였다. 특히 이론적 검토 및 사례분석에서 파악된 공유드라이브를 기록물 관리에 활용할시 발생할 수 있는 한계점을 보완하기 위해 ‘처분’, ‘접근 및 보안’, ‘검색 및 탐색’, 그리고 ‘이메일 관리’ 항목은 전자기록관리시스템의 기능요건의 관련된 항목들로 보완하여 설계하였다.
그 결과, 본 연구에서 설계한 가이드라인은 12개 주요 구성항목에, ‘책임’은 24개, ‘처분’은 13개, ‘접근 및 보안’, ‘공유드라이브 구조’, 그리고 ‘파일 계획’은 각 8개, ‘파일 명 변경’은 17개, ‘정보관리 규정’은 6개, ‘교육’은 3개, ‘모니터링’은 2개, ‘검색 및 탐색’은 7개, ‘이메일 관리’는 5개, 마지막으로 ‘마이그레이션’은 4개의 세부항목들로 구성되었다.
본 연구에서 제시하는 대학 기록물 관리를 위한 공유드라이브 관리 가이드라인은 전자기록관리시스템 대안으로 공유드라이브를 활용하고자 할 때 유용한 참조가 될 수 있을 것이다. 그 결과 전자기록관리시스템 부재로 인해 방치되고 있을 대학 기록물 관리를 임시적이겠지만 체계적으로 관리하여 추후 전자기록관리시스템을 도입할 시 기록물들을 어렵지 않게 이관 할 수 있는 기반을 마련할 수 있다. 그러나 공유드라이브는 기록물 관리에 최적화된 시스템이 아니기 때문에 전자기록관리시스템을 완전히 대신할 수 없고 기록물의 신뢰성, 무결성, 진본성 및 이용가능성을 유지하면서 장기간 보존하기에는 분명히 기술적 한계가 있을 것이다.
서지정보 내보내기(Export)
닫기소장기관 정보
닫기권호소장정보
닫기오류접수
닫기오류 접수 확인
닫기음성서비스 신청
닫기음성서비스 신청 확인
닫기이용약관
닫기학술연구정보서비스 이용약관 (2017년 1월 1일 ~ 현재 적용)
학술연구정보서비스(이하 RISS)는 정보주체의 자유와 권리 보호를 위해 「개인정보 보호법」 및 관계 법령이 정한 바를 준수하여, 적법하게 개인정보를 처리하고 안전하게 관리하고 있습니다. 이에 「개인정보 보호법」 제30조에 따라 정보주체에게 개인정보 처리에 관한 절차 및 기준을 안내하고, 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리방침을 수립·공개합니다.
주요 개인정보 처리 표시(라벨링)
목 차
3년
또는 회원탈퇴시까지5년
(「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한3년
(「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한2년
이상(개인정보보호위원회 : 개인정보의 안전성 확보조치 기준)개인정보파일의 명칭 | 운영근거 / 처리목적 | 개인정보파일에 기록되는 개인정보의 항목 | 보유기간 | |
---|---|---|---|---|
학술연구정보서비스 이용자 가입정보 파일 | 한국교육학술정보원법 | 필수 | ID, 비밀번호, 성명, 생년월일, 신분(직업구분), 이메일, 소속분야, 웹진메일 수신동의 여부 | 3년 또는 탈퇴시 |
선택 | 소속기관명, 소속도서관명, 학과/부서명, 학번/직원번호, 휴대전화, 주소 |
구분 | 담당자 | 연락처 |
---|---|---|
KERIS 개인정보 보호책임자 | 정보보호본부 김태우 | - 이메일 : lsy@keris.or.kr - 전화번호 : 053-714-0439 - 팩스번호 : 053-714-0195 |
KERIS 개인정보 보호담당자 | 개인정보보호부 이상엽 | |
RISS 개인정보 보호책임자 | 대학학술본부 장금연 | - 이메일 : giltizen@keris.or.kr - 전화번호 : 053-714-0149 - 팩스번호 : 053-714-0194 |
RISS 개인정보 보호담당자 | 학술진흥부 길원진 |
자동로그아웃 안내
닫기인증오류 안내
닫기귀하께서는 휴면계정 전환 후 1년동안 회원정보 수집 및 이용에 대한
재동의를 하지 않으신 관계로 개인정보가 삭제되었습니다.
(참조 : RISS 이용약관 및 개인정보처리방침)
신규회원으로 가입하여 이용 부탁 드리며, 추가 문의는 고객센터로 연락 바랍니다.
- 기존 아이디 재사용 불가
휴면계정 안내
RISS는 [표준개인정보 보호지침]에 따라 2년을 주기로 개인정보 수집·이용에 관하여 (재)동의를 받고 있으며, (재)동의를 하지 않을 경우, 휴면계정으로 전환됩니다.
(※ 휴면계정은 원문이용 및 복사/대출 서비스를 이용할 수 없습니다.)
휴면계정으로 전환된 후 1년간 회원정보 수집·이용에 대한 재동의를 하지 않을 경우, RISS에서 자동탈퇴 및 개인정보가 삭제처리 됩니다.
고객센터 1599-3122
ARS번호+1번(회원가입 및 정보수정)