「공공기록물 관리에 관한 법률」이 개정된 후 지방자치에 부응한 분권적 지방기록물 관리체계 확립을 위해 특별시·광역시·도에 영구보존시설과 장비 및 전문인력을 갖춘 기록물관리기관을 설치·운영하는 것을 의무화 하도록 규정한 결과 2004년 1월 1일부터 시행된 분류기준표의 운영과 표준화된 전자문서시스템의 의무적 설치, 그리고 전자문서의 이관과 정보공개의 필요에 따른 자료관시스템의 구축이 필요에 따라서 자연적으로 시·군·구에 설치하였거나 설치 중에 있다. 그러나 적정한 인력이나 공간의 확보가 안 된 상태에서 운영규정을 만들고 자료관 시스템을 설치하는 형식적인 자료관 설치에 급급한 것이 보통이었고 체계적인 관리체계의 확보보다는 눈에 보이는 결과위주의 인력보강으로 인하여 기록관리업무의 신뢰성과 정확성이 떨어지는 결과를 낳게 되었다.
「공공기록물 관리에 관한 법률」에서는 지방기록물관리기관은 전문관리기관으로서 관할 내 자치단체의 기록물을 이관받아 보존하고, 보존·활용에 대한 제반 시설을 갖추고 관리·이용에 소홀함이 없도록 시스템을 구축하는 한편, 관할 내 자치단체 기록물관리 담당공무원에 대한 교육과 인력의 확보, 기록물관리에 대한 장애요인 등을 해결할 수 있도록 지원하여야 한다.
경기도는 07～08년도 경기도 기록원(가칭)에 대한 기본계획 수립을 근거로, 조직·인력·업무영역 및 운영관련 용역과 관련부서 및 외부전문가의 추진협의회의 의견을 수렴하여 세부계획수립에 추진해 왔다. 기록물관련 행정관리 기능 외에 연구·정책개발 기능을 포함하여, 기록관리전문기관으로서의 위상과 시·군「기록관」과의 차별화를 두고 국가기록원과의 대등한 역할을 수행할 것으로 기대하고 있다. 현재 경기도기록원 설치에 대한 검토가 이루어지고 있으며, 또한 관련법규 제(개)정을 사전에 준비하여 2009년～2011년 경기도기록원 설치운영조례 제정을 준비하고 유관기관과의 네트워크 구축대비 방향을 잡고 있다. 이를 통해 2012년 경기도기록원 설립 및 운영에 있어서 도민의 기록물 열람 및 공개 서비스를 효율적으로 제공하고, 홍보활동 전개와 시·군 및 교육청기록물까지도 이관 받아 기록물관리 전문기관으로서의 역할을 수행함으로서 경기도기록원의 업무영역을 내실 있게 확장하고 단계적으로 업무영역을 넓혀 나아가고자 하고 있다.
본 장에서는 경기도기록관과 외국의 지방기록물관리기관 국가기록원에서 제시한 기록관리체계 표준요건을 비교 분석하여 현재 경기도기록관의 개선방안에 대하여 고찰하여 보도록 하겠다.
지금까지 4장에서 연구한 해외의 사례와 국가기록원에서 제시한 기록관리체계의 표준요건 분석을 통해 확인된 내용과 본 논문 3장에서 확인한 바를 토대로 하여 국가기록원에서 제시한 기록관리체계의 표준요건을 기준으로 하여 미국, 영국, 호주의 지방기록물관리기관과 경기도기록관을 비교해 보았다.
표준요건을 기준으로 하여 분석한 비교방법은 크게 인력, 시설·장비, 기록관리시스템, 재난대비계획으로 나누어 비교하였으며, 그 결과 시설·장비, 재난대비계획의 경우 미국, 영국, 호주의 지방기록물기관과 경기도기록관 모두 구축되어져 있고, 인력의 경우 경기도기록관 20여명, 미국 캘리포니아주 레코드센터 70여명, 영국 햄프셔주 기록보존소 42명, 호주 뉴사우스웨일즈 주립기록보존소 139명의 인력으로 운영되고 있으며, 기록관리시스템의 경우 미국, 영국, 호주는 전자기록물과 종이기록물 관리시스템이 구축되어져 있으나, 경기도기록관의 경우는 종이기록물 관리시스템만이 구축되어져 있었음을 확인하였다.
앞에서 분석한 경기도기록관은 현재 종이기록물 및 시청각 기록물의 관리를 위한 시스템은 기록관에서 갖추어야 할 표준에 가깝게 구축되어져 있으나, 이를 효율적으로 운영하는 인력과 현재 생산되고 있는 전자기록물을 이관 받을 수 있는 시스템의 부재를 확인할 수 있었다.
경기도기록관은 2001년 6월 자료관을 개관하면서 기록물관리 조직을 구성하였다. 하지만 기록물관리 업무에 대한 체계적인 조직 구성이 아닌 문서고 관리를 확대하는 정도의 인력 보강을 하여 개관을 하였으며, 대부분의 인력은 광화일DB 구축 업무와 전산시스템 구축, 기록물 정리 업무에 투입되었다. 또한 공공근로 인력을 채용하여 광화일DB구축 작업과 기록물정리 업무에 투입하여 외견상의 많은 성과를 거두기는 하였지만 정확성과 신뢰성은 다소 떨어지는 실정이다. 현재에는 기록관리사 1명을 채용하여 전문성확보를 위한 방안 등의 대책을 세우고 있으나 전체적인 인력의 구조는 지금도 크게 바뀌지 않고 있다. 그러나 2007년 이후에 공공근로 인력의 인원이 계약직으로 전환되었고, 이후 2009년 11월 현재까지 인원의 변화가 적어 이로 인한 광화일 DB구축의 정확성과 신뢰성이 높아지고 있다. 또한 기록연구사의 교육 이후에 DB구축된 기록물의 세부목록에 대하여 공개·비공개 여부를 적용하여 무분별한 정보의 유출을 막기 위한 대안을 마련하고 있다.
그러나 기록연구사의 교육 전에 완료된 광화일의 경우 전부공개로 되어 있어 이들 광화일에 대한 수정이 시급한 현실이다. 그리고 아직까지 종이기록물의 편철은 펀치를 이용하는 등의 사항은 보완이 가능한 현실임에도 아직 보완이 이루어지지 않은 점을 본다면 앞으로 지방기록물관리기관으로의 경기도기록관이 발전을 하기 위해서는 위에서 제시된 예에서 본 바와 같이 전문인력의 확보가 이루어져야 한다고 본다. 외국의 사례에서도 보았듯이 대부분 선진국의 지방기록물관리기관은 전문인력을 충분히 확보하여 이들의 전문성에 기반하여 기관의 발전을 꾀하고 있다. 경기도기록관 또한 전문인력의 확보를 통해 전문적인 방법론의 확립을 꾀하여 기관의 전문성과 신뢰성을 보다 발전시켜야 한다.
또한 외국의 기록물관리기관은 서비스 영역의 확보를 위한 노력을 하고 있음을 볼 수 있는데, 이는 기록물관리기관의 존속과 발전을 위해서는 대민 서비스의 질과 양을 제고 하는 것이 결정적인 요소임을 인식한 결과라고 볼 수 있다. 따라서 경기도기록관에서도 지금보다 적극적인 서비스 체제를 갖출 수 있는 방안을 연구해야 할 것이다.
현재 경기도기록관에서는 자료관시스템을 활용하여 전자문서의 생산과 유통관리 등의 효율적인 기록물 관리를 하기 위한 시스템을 구축하고 있다. 하지만 기록물의 분류·공개·이용 등의 기본적인 사항을 제고되지 않아 정보공개의 대응에 취약한 부분을 노출하고 있으며, 2004년도 이전에 생산된 기록물의 경우에는 공개평가가 확실하게 이루어지지 않아 공개여부의 재평가가 필요하다. 또한 자료관시스템의 경우 전자문서시스템과 연동의 문제로 인해 전자기록물의 이관에 대응을 하지 못하고 있는 실정이다.
따라서 이를 위해서는 국가기록원에서 개발한 기록관리시스템을 구축·운영하여 전자적 기록관리를 하루빨리 수행할 수 있도록 해야 할 것이다.
경기도기록관에서는 행정박물을 이관받아 행정사료 전시관을 운영하고 있다. 하지만 제도적 관리 체계의 부재로 인한 중요 행정박물의 멸실된 행정박물이 많이 있으며, 행정의 역사성에 필요한 행정박물의 확보가 어렵고, 대형행정박물자료의 경우 수장공간이 협소하여 이관이 어렵다. 이를 위해서는 행정박물 관리 가이드라인이 개발되어야 하겠다. 하지만 현실적으로 가이드라인의 개발을 기다리는 것 보다는 현재 이관되어 있는 행정박물의 관리를 위해서는 보다 빠른 대응을 하는 것이 필요하다고 본다. 따라서 현재 이관된 행정박물을 일반 기록물과 마찬가지로 자료관시스템 내에 포함시켜 관리하여 온라인전시와 기록정보서비스를 구축하고 행정박물을 이미지화하여 시간적·공간적 제약 없이 이용자들에게 관련정보를 제공하여 보존 및 활용을 하는 방안을 마련하여야 하겠다.
지금까지 경기도기록관의 기록관리체계에 대한 사항을 중점적으로 연구하였고 이에 대한 개선사항에 관한 제언으로 이 논문을 마치려 한다.
첫째, 경기도기록관의 경우 항온항습기, 온·습도계, 보안장치, 소화설비 등의 환경적인 요건은 갖추고 있지만 기록물을 관리하는 인원의 전문성 부족으로 인하여 종이기록물과 시청각 기록물의 경우 전부공개 되어져 있는 기록물의 공개여부를 수정하여야 하는 상황에 있으며, 잘못된 편철방식으로 인하여 기록물의 훼손의 위험성에 노출되어 있다. 따라서 현재 광화일화 되어진 기록물의 공개여부를 수정하고, 편철방식을 바꾸어 기록물관리의 신뢰성을 한층 높이는 노력을 기울여야 할 것이다.
둘째, 행정박물의 경우 뚜렷한 관리규정 등 제도적 관리근거의 부제로 인하여 수집은 하고 있으나 등록관리가 취약한 현실이다. 따라서 현재 수집된 행정박물에 대한 관리제도를 운영하기 전까지는 자료관시스템을 통하여 행정박물의 배치현황을 전산목록화 시켜 관리하는 방안을 모색하여야 할 것이다.
셋째, 자료관 시스템의 경우 각급 기관에 있는 전자문서시스템과 연동성을 보장하지 못하는 상황에서 하루빨리 현재 전자문서 생산시스템과 연동되는 기록관리시스템이 보급되어야 하겠다.
넷째, 지금까지 제시한 문제점을 보완하고 해결하기 위해서는 기록물관리전문가의 확보 및 배치가 이루어져야 한다고 본다. 현재 경기도기록관의 문제점 중 가장 큰 부분은 바로 장비와 시스템의 문제보다는 이를 효율적으로 관리하고 활용하는 전문인력의 부족에 있다고 보여진다. 앞으로 경기도기록관이 기록물관리전문기관으로 발전하기 위해서는 가장 먼저 추진해야하는 부분이라고 생각한다. 이들을 통한 적절한 기록관리의 교육과 체계적인 기록관리 시스템의 운영을 통하여 기록관리업무의 사회적 지휘를 확보하는 것이 우선적으로 이루어져야 하기 때문이다.
기록물은 한 사회가 남긴 경험과 지식의 증거이며 과거와 현재를 이어 미래의 비전을 설계할 수 있도록 도와주는 소중한 자산이며, 문화유산의 자원이다. 대부분의 선진국은 역사적으로 기록물의 관리를 소중히 하고 있으며, 현재에도 생존과 발전을 하고 있다.
경기도는 앞으로 지방기록물관리기관으로 발전하기 위한 여러 가지 노력을 해왔고 현재 경기도기록관을 운영하여 방대한 양의 기록물들을 체계적으로 관리하도록 노력하고 있다. 그로 인하여 국내 어느 광역시·도에 뒤처지지 않은 시스템을 구축하여 기록물을 관리하고 있음을 알 수 있었다. 하지만 이러한 시스템의 구축이 모든 것을 해결해줄 수 없다는 것 또한 간과해서는 안된다. 효율적인 시스템을 통한 과학적이고 체계적인 기록물의 관리가 이루어지기 위해서는 전문적인 기록관리체계의 구축을 실현가능하게 하는 전문 인력과 전문적 방법론이 있어야 하며, 지방기록물관리기관이 앞으로 우선적으로 보완해야 할 핵심사항임을 잊지 말아야 할 것이다.

The institutional basis of public records in Korea was prepared through 「A Law on the Public Records」that was established in January, 2009, which was revised by 「A Law on the Public Records」 in April, 2007, and affected not only the records of central department but also of local government. Accordingly, the public institutions established by an executive order should be installed the archives municipals, which was clearly stated that it should collect, conserve, abolish, and manage professionally the records for the purpose of which users could open freely before its transferring as the national archives & records center, the professional management agency.
Gyeonggi-do established the essential record management system since the opening of 「Gyeonggi-do Archives」in June, 2001, and actually the best facilities and infrastructures of the local governments in Korea. However, its opening was made without the systematic organizational actors of records business, and most of reinforced manpower was invested in the optical file DB engineering, computer system and arrangement of archives, and the optical file DB engineering achieved lots of external results by investing the public workers, but with the fact that it did not secure the precision and reliability.
This thesis studied on in which location is actually the record keeping system of Gyeonggi-do archives, and what is really necessary to ensure the precision and reliability of the record keeping system, Archives & Records Center, Gyeonggi-do later, and accordingly presented its improvements.
First, the fact is that the Gyeonggi-do archives is open to all public due to the lack of worker's professionalism without considering whether open the records or not, and it is necessary to have its measures, which is exposed in the risk of damage due to the papers wrongly filled yet with punch. Therefore, it is necessary to correct whether open the optical files of records, and change the filling papers to increase more reliability of records.
Second, the administrative museum is in fact collecting but in weak management due to the lack of systematic management based such as specific administrative regulations. Therefore, it is necessary to grope for the plan to manage the resource loading of administrative museum in computerized system by archives municipals' system before operating the specific management system of administrative museum.
Third, the archives municipals' system is in fact not able to guarantee the electronic document system and its connectivity in the respective institution, which should be distributed the archive keeping system that is connected to the actual electronic document production system as soon as possible.
Fourth, I think it is necessary to ensure and distribute the professional record manager as soon as possible to complement and solve the abovementioned problems. As abovementioned, actually the archives Gyeonggi-do archives is establishing lots of infrastructures, but in fact ensuring the Gyeonggi-do is establishing due to the lack of manpower that manages this efficiently. Therefore, it is necessary to promote first the securing of professional manpower to develop the Gyeonggi-do archives as the professional management organizations of records later.
Gyeonggi-do has been made the different efforts to be developed as the regional management organization of records, and actually to manage systematically vast amount of records by operating the Gyeonggi-do archives. Accordingly, it revealed that established the good system not inferior to any metropolitan cities and provinces in Korea in order to manage the records. However, it should not look over that this system established can not solve everything. It is necessary to ensure the professional manpower and methodology that allow the scientific and systematic record be managed through the efficient system, and not to forget that it is the key that should be complemented first by the regional management organization of records later.