기관위임사무에 대한 지방자치단체 기록관리기준표 현황분석 및 개선방안 = Analysis of Current States of Records Management Standard Tables of Local Governments for Agency-Delegated Administrative Affairs and Their Improvement Measures
Local governments perform autonomous affairs for their survival and mandatory works delegated by the central government. Their mandatory affairs are categorized into group- and agency-delegated administrative affairs. The latter require nationwide uniformity with the central government being the subject of finance, guidance, and supervision. The retention period table, which offers the criteria for retention periods, covers the unique affairs, agency-wide common affairs, and process department-wide common affairs, which means there are no criteria for mandatory affairs. This study thus set out to analyze the current operation of Records Management standard table in eight functions closely related to the lives of people among the agency-delegated administrative affairs, identify its problems, and propose its improvement measures.
For those purposes, This study examined the agency-delegated administrative affairs simultaneously transferred to the metropolitan and primary local governments. By taking into consideration the introduction of BRM, operational period of Records Management Schedule Table, and announcement of the Table, the study selected three metropolitan governments and another three primary local governments for analysis.
The Records Management Schedule Tables of those six agencies were analyzed in the unit task, classification system, name and retention period by the functions of agency-delegated administrative affairs.
Based on the results from the analysis on the current situation and comparison, the study identified the following problems: first, the inappropriate classification system can cause difficulties with the linkage of affairs between the departments or improper sizes of unit tasks.
Secondly, different names of unit tasks for the same agency-delegated administrative affairs and overlapping unit tasks among the local governments can raise an issue with the efficiency of work processing and the review and management of Records Management standard table.
Finally, the affairs delegated based on the same legislation can result in differences in Archival Reference Services due to differences in the retention period among the local governments, which raises a need for improvement measures to take the characteristics of each local government into account and maintain certain level of consistency in agency-delegated administrative affairs.
Based on those findings, this study proposed a guideline for the Records Management standard table of a local government based on the unit affairs by the functions of agency-delegated administrative affairs. For the guideline design, the study examined the retention periods set by the delegation laws and ordinances. Retention periods were set by consulting the Records Management Schedule Table of primary processing agency based on the standard guidelines for the Records Management Schedule Tables of city-, gun-, and gu-level local government.
지방자치단체에서는 기관의 존립을 위한 자치사무와 중앙정부로부터 위임받은 위임사무를 수행하고 있다. 위임사무는 다시 단체위임사무와 기관위임사무로 분류되는데 기관위임사무는 재정과 지도·감독의 주체가 국가에 있는 사무로 전국적 통일성이 요구된다.
보존기간 책정의 기준이 되는 보존기간책정표는 업무를 고유업무, 전 기관 공통업무, 처리과 공통업무으로 제시하고 있어 위임사무에 관한 기준은 부재한 상황이다. 따라서 본 연구에서는 위임된 기관위임사무 중에서도 국민의 생활에 밀접한 8개 기능을 중심으로 기록관리기준표 운영현황을 분석하고 이에 따른 문제점과 개선방안을 제시하는데 그 목적이 있다.
연구를 위해 광역자치단체와 기초자치단체로 동시 이양된 기관위임사무에 관한 조사를 수행하였다. 분석대상은 BRM 도입 및 기록관리기준표 운영시기, 기록관리기준표 고시 여부 등을 고려하여 광역자치단체 중 3곳, 기초자치단체 중 3곳을 선정했다. 표본이 된 6개 기관의 기록관리기준표를 기관위임사무의 기능별로 단위과제 개설현황, 분류체계, 명칭, 보존기간 등을 비교·분석하였다.
분석에 따른 문제점으로 첫째, 부적합한 분류체계, 둘째, 동일한 기관위임사무임에도 불구하고 상이한 단위과제명칭과 중복 개설된 단위과제, 셋째, 보존기간의 차이로 인한 기록정보서비스의 차이가 있었다. 이에 따른 개선방안으로 기관위임사무에 관한 지방자치단체의 기록관리기준표 정비를 위해 기관위임사무의 기능별 단위사무를 기준으로 지방자치단체 기록관리기준표 구성안을 설계하였다.
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