공공기록물 이관·수집체계의 변천과 개선방향

국문 초록 (Abstract)

현재 법규를 통한 기록의 획득 방법은 크게 이관과 수집으로 나눌 수 있다. 특히 이관·수집업무는 기록관리 전반에 대한 포괄적 이해를 전제해야 하는 작업이기 때문에 기록관리의 핵심영역이라 할 수 있다. 우리나라는 그동안 이관과 수집의 개념을 혼용하여 사용하여 왔으나 2006년 ‘기록물관리법’의 개정을 통해 민간기록에 대한 수집업무가 확대됨에 따라 이관과 수집의 개념과 업무를 구분하여 다룰 필요성이 대두되었다. 또한 이관·수집 업무가 고도화 되고 기록의 매체가 확대됨으로써 이관·수집업무의 제도적 관리기반을 재정비해야 할 필요성이 생겨났다. 따라서 본 연구는 국가기록원을 중심으로 이관·수집 체계의 재검토를 통해 이관·수집업무가 보다 효율적으로 이루어질 수 있도록 하기위한 발전방향을 모색하고자 하였다. 본 연구는 이관·수집체계의 운용을 위한 발전방향을 도출함에 앞서 제도적 분석을 통해 현재 이관·수집체계가 어떠한 과정을 통해 정착되었으며 어떻게 운용되고 있는지 살펴보고자 하였다. 이를 위해 각 시기별 기록관리 관련 법규를 분석하여 이관·수집대상 기록물의 변화와 체계의 흐름을 살펴보았고 ‘기록물관리법’ 제정과 개정 후 체계의 변화를 분석하였다.
분석과정을 통해 이관·수집체계에 있어 공통적으로 개선해야 할 방향은 크게 세 가지로 나누어 볼 수 있었다. 첫 번째는 인력·조직·업무의 설계가 적절하게 이루어져야 한다. 특히 이관·수집체계에 있어 공공기관으로부터의 ‘이관’과 민간·해외의 ‘수집’업무를 구분하여 보다 명확하게 나누어 이루어질 필요가 있으며, 그에 따른 적절한 업무분담과 인력이 뒷받침되어야 한다. 또한 전문성을 갖춘 인력 양성을 위한 지속적인 교육이 이루어져야 하며 성문화된 관리절차도 점진적으로 갖추어져야 할 것이다. 두 번째는 기관·인력·정보의 연계성이 강화되어야 한다. 특히 이관·수집의 과정은 기관·개인·단체 등 주변과의 협력을 전제로 이루어져야 하기 때문에 이관·수집의 전 과정에서 각각의 이해당사자에게 협력을 이끌어 내는 것이 중요하다. 또한 이관·수집체계는 단순히 기록을 획득하는 것만이 아니라 기록관리 전반의 운영과 유기적인 관계 속에서 이루어진다는 점을 고려하여 이에 따른 체계의 정비가 필요하다. 세 번째는 지속적인 이관·수집체계를 위한 안정성을 확보해야 한다는 것이다. 이를 위해서는 생산현황보고, 기록물분류기준표·기록관리기준표, 백서나 정책 자료집과 같은 다양한 자료의 분석과 활용이 필요하며, 예산과 인력의 확보가 이루어져야 한다.
우리나라의 기록관리 혁신은 현재까지도 진행형이다. 때문에 기록관리 제도의 방향성은 현재 국가기록원이 추구하고자 하는 목표를 기록관리 현실에 맞도록 서로 다듬어 나가는 과정에서 찾을 수 있을 것이다. 기록관리 체계의 보완은 단순히 현실적인 문제들에 한정될 것이 아니라 기록관리 제도가 어떠한 패러다임을 가지고 제정되었는가에 대한 ‘초심’에 대해 끊임없이 고민하여 반영될 수 있도록 하여야 한다. 이러한 이유로 이관·수집체계를 보다 안정적으로 정착시키기 위해서는 과거부터 현재까지의 제도분석이 선행되어야 하며 이를 통해 기록관리의 목적을 이해하고 필요한 요건을 찾도록 하는 과정이 이루어져야 할 것이다.

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

According to the current laws and regulations, the ways of collecting records can be divided into transfer and acquisition. Transfer and acquisition services are considered as the core of records management because they require the inclusive understanding of the whole filed of records management. The concepts of transfer and acquisition havebeen ambiguous in usage in Korea. However, the necessity of distinction between the two concepts has emerged since the amendment of the Public Records Management Act of 2006 expanded collecting service in private records sector. Moreover, as transfer and acquisition services have been developed highly and the recording media have been varied, it is required to restructure the systematic management infrastructure of the services. Therefore, the current study aimed to scrutinize transfer and acquisition system with the case of National Archives and Records Service, and attempted to suggest the developing ways which make the system more efficient. Before deducing the suggestions for the development of transfer and acquisition system, this research examined the process how the current transfer and acquisition system has been settled down and how it has been operated, through systematic analysis. For the purpose of the examination, the current research investigated the flux of the system and the change of the target records for transfer and acquisition, reviewing the laws and regulations which are related to records management by periods. Furthermore, this study also analysed the alteration of the system after the enactment and amendment of the Public Records Management Act.
As the result of the analysis, the suggestions for improving transfer and acquisition system were summarised into three categories. Firstly, human resources, organisation, and services should be designed suitably. Especially, transfer and acquisition system is needed to divide into 'transfer' from public organisations and 'acquisition' service of private and overseas sectors, distinguishing the differences between them clearly. With that, work responsibility and human resources should be distributed sensibly. Moreover, continuous education has to be fulfilled in order to develop professional human resources, and the codified management process is required to be prepared gradually. Secondly, the connection between institutions, human resources, and information should be reinforced. Particularly, because transfer and acquisition process is premised on the cooperation with related entities such as institutions, organisations, and individuals, it is important to obtain collaboration from each stakeholder. Furthermore, regarding the fact that transfer and acquisition system is not only capturing records simply, but also being completed within the whole operation of records management and the organic relationship, it is necessary to modify the system to what is able to meet this expectation. Lastly, stability should be guaranteed for continuous transfer and acquisition system. In order to guarantee the stability, it is required to analyse and utilise various materials such as annual production reports, Records Classification/Scheduling Scheme, white papers, and policy making materials. Making a budget and having a good supply of human resources are also demanded.
Reformation of records management is on-going process in Korea. Consequently, it is possible to find the direction of record management system from the bilateral modification between the current aims of National Archives and the reality of records management. Rather than limiting the complement of record management system to simply realistic matters, we should think endlessly about the answer to the initial question that is what kind of paradigm the system has been established with, and try to adopt the thinking. Therefore, in order to settle transfer and acquisition system more stable, the analysis of the system from the past to the present time has to be carried out first. Then, through the analysis, understanding of the purpose of records management and finding necessary conditions should follow

목차 (Table of Contents)

• 1. 서론 = 1
• 2. 이관·수집체계의 제도적 변천 = 7
• 2.1 제도상 기록물 범주의 변천 = 8
• 2.2 이관체계의 제도적 변천 = 15
• 2.3 수집체계의 제도적 변천 = 28
• 3. 이관·수집체계의 현황 및 발전과제 = 34
• 3.1 이관체계의 현황 및 발전과제 = 34
• 3.2 수집체계의 현황 및 발전과제 = 44
• 4. 이관·수집체계의 개선방향 = 58
• 5. 결론 = 69
• 참고문헌 = 73
• ABSTRACT = 79