대학기록관 기록정보서비스의 현황과 발전 방안 실무자 면담을 중심으로 = Current Status and Future Development Direction of University Archives’ Information Services : Based on the Interview with the Archives’ Staff

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

Various theoretical studies have been conducted to activate universityarchives, but the services provided currently in the field haven’t been muchstudied. This study aims to investigate the usage and users of the domesticuniversity archives, examine the types of the archival information servicesprovided, understand the characteristics and limitations of the services, andsuggest the development direction.
This study set 3 objectives for the research. First, Identify the users ofthe university archives, the reason of the use, and the kinds of archivalmaterials used. Second, the kinds of services and programs the universityarchives provide to the users. Third, the difficulties the university archivesface to execute information services, the plans they consider in the future,and the best possible direction to prove the services.
The authors of the study determined to apply interviews with the staffsat university archives to identify the current status of the services. For this,the range of the services offered in the field of university archives wasdefined first, and then, key research questions were composed. To collectvalid data, authors carried out face to face interviews and email/phoneinterviews with the staff of 12 university archives, as well as the investigation of their Web sites. The collected data were categorized by thetopic of the interview questions for analysis.
By analyzing the data, some useful information was yielded including thedemographic information of the research participants, the characteristics ofthe archives’ users and requests, the types and activities of the services theuniversity archives offered, and the limitations of archival informationservices, the archives’ future plans, and the best possible developmentdirection. Based on the findings, this study proposed the implications andsuggestions for archival information services in university archives, in 3domains as follows. First, university archives should build close relationshipwith internal university administrative units, student groups, and facultymembers for effective collection and better use of archives. Second,university archives need to acquire both administrative records by transferand manuscripts and archives by active collection. Especially, archives needto try to acquire unique archives of the universities own. Third, thearchives should develop and provide various services that can elevate theawareness of university archives and induce more potential users to thearchives. Finally, to solve the problems the archives face, such as the lackof the understanding of the value of the archives and the shortage of thearchival materials, it was suggested that the archivists need to activelycollect archival materials, and provide the valuable information by activeseeking in the archives where ever it is needed.

국문 초록 (Abstract)

대학기록관의 활성화를 위하여 다양한 이론적 연구가 이루어지고 있으나, 실제 현장에서 수행되는 서비스에 대한 연구는 부족한 편이다. 본 연구는 국내 대학기록관의 이용자 및 이용 기록에 대하여 파악하고, 현장에서 실제 제공되고 있는 기록정보서비스 종류와 한계를 알아보고 발전방향을 제시하고자 하였다.
주요 연구 목표는 다음과 같다. 첫째, 국내 대학기록관의 기록을 실제 이용하는 이용자들과, 기록 이용 목적, 그리고 이용 기록의 종류와 현황을 알아본다. 둘째, 국내 대학기록관에서 제공하는 기록정보서비스와 프로그램의 종류와 현황을 알아본다. 셋째,국내 대학기록관에서 기록정보서비스를 시행하는 데에 있어서의어려움과 계획하고 있는 서비스에 대해 알아보고, 서비스의 발전방안을 제시한다.
연구자는 이와 관련하여 대학기록관의 현장 실무자를 대상으로 면담을 통해 기록관에서의 기록정보서비스와 관련된 내용들을 파악하고자 하였다. 주요 연구 질문을 작성 후, 면담 질문지를작성하고, 12곳의 대학기록관 실무자와 직접 면담과 이메일 및전화 면담, 그리고 웹을 통한 조사를 수행하였으며, 면담 내용을질문 주제별로 분석하였다.
연구자는 수집한 자료를 통해 연구 참여자 배경정보, 대학기록관 이용자의 종류 및 요구의 특징, 이용 기록의 종류와 목적, 대학기록관 제공 서비스의 종류 및 특성, 기록정보서비스 한계와향후 계획에 대한 결과를 산출하였다. 이와 같은 연구 결과를 종합하여 대학기록관 기록정보서비스의 현황과 시사점을 분석하고, 발전 방안을 제시하였다. 즉 첫째, 기록의 효과적 수집과 이용 증진을 위하여 행정 부서 및 학생 단체와 교수 등과 같은 내부 구성원 조직과의 협력관계를 적극적으로 형성해야 한다. 둘째, 기록관은 행정기록과 수집기록 모두 갖추도록 해야 하며, 특히 해당 대학만이 확보할 수 있는 독특한 기록을 소장하도록 노력해야한다. 셋째, 대학기록관에 대한 인식을 높이고, 잠재적 이용자를 이끌 수 있는 다양한 부가 가치·활용촉진 서비스를 개발하여 제공해야 한다. 마지막으로 기록관이 당면한 인식 부족 및기록 부족 등의 어려움을 해결하고 더 발전하기 위해서 아키비스트는 적극적으로 기록을 수집하고, 필요로 하는 곳에 기록을 찾아서 제공하는 적극적인 정보서비스를 제공해야한다고 제언하였다.

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