효과적 기업비서 인력양성을 위한 NCS기반 비서직무 능력의 중요도 분석 = Analysis on the Importance of NCS-based Secretarial Competency for the Effective Education of Business Secretaries
저자
발행사항
서울 : 한양사이버대학교 경영대학원, 2016
학위논문사항
학위논문(석사)-- 한양사이버대학교 경영대학원 : MBA전공 MBA 2016. 8
발행연도
2016
작성언어
한국어
주제어
발행국(도시)
서울
형태사항
viii, 99 ; 26 cm
일반주기명
지도교수: 김형도
소장기관
In order to develop the working-level human resources that are recently required in most industries, the departments of secretarial studies in junior colleges have aggressively developed and operated education programs that applied the National Competency Standard (NCS). Such education programs duly reflect the understanding of professors and the positions of the NCS in schools that provide education. Therefore in-depth review is needed from the point of view whether such programs appropriately satisfy the requirements of businesses or executives that hire secretaries.
This study aims to investigate the importance of NCS-based secretarial job performance by competency unit using the Analytic Hierarchy Process (AHP) and suggest directions for optimal educational effect.
The existing study examined the importance of NCS-based secretarial job performance by competency unit with a focus on secretaries and professors, but it had limitations in reflecting expectations of industries.
To solve such limitations, this study classified the subjects into four groups: entry-level secretaries, experienced secretaries, managers and executives, and human resources officers.
In addition, this study covers all of the 41 competency units, while the existing study analyzed 37 of the units at the junior college levels (Levels 3 to 5). This study also evaluated the importance of by level /system defined during a secretarial education with the aim of presenting directions for the levels to which prospective secretaries should sharpen their skills in an intensive manner. By making it different from the existing study, this study pointed out a clear difference between the competency level required by businesses and the NCS-based secretarial education programs understood by universities. The findings of this study confirm the following:
First, the relative importance on 11 competency units in secretarial duties is shown to the in the following sequence of executive document preparation, executive schedule management, and executive support works.
Second, the most importantly acknowledged for each competency element of respective competency unit would be in the followings of working on congratulatory and condolence events, finding out internal organizational environment, schedule adjustment of executive, preparation of business trip for executive, selective response for visitors, having the work instruction from executive, document preparation, protocol working, maintenance of information security, international event support, and facilitating accounting management system. The relative importance for each competency element shows difference in a few competency units with the existing research result, and in particular, for the level 6 and 7 for competency elements excluded in existing study, protocol works and support of international event have been perceived as the most important work competencies in applicable competency level.
Third, with respect to 41 competency elements for secretarial duties, having the work instruction from executive, maintaining information security, and preparing business trips for executive are recognized as comprehensively most important. For each group, the entry-level secretaries consider electronic document management as the most important, while experienced secretaries as having the work instruction from executive, having the work instruction from executive for executive and officers, and document planning for person in charge of personnel. Importance of secretarial duties as evaluated by executive, officers and person in charge that had not been included as the subject of studies previously are shown to have differences with the evaluation made by secretary.
Fourth, on importance for each level/system of secretarial duty, it is acknowledged as the most important comprehensively for level 4, new entry and experienced secretary for level 4, executive and officer for level 3, and persons in charge of personnel for level 7. In addition, the competency elements with the highest importance for each level are shown as having work instruction of executive, preparation for business trip of executive, document preparation, protocol work, and support of international event.
And fifth, from the various qualifications of secretary that are considered in hiring a secretary, it is considered as important in the sequence of neat and clean cut image, manners and etiquettes, and succinct and firm communication skill.
The foregoing result of study is expected to contribute to the upgrade of the competency and qualification of secretaries as well as the enhancement of the work efficiency of secretaries when used as practical data for the development of education programs on NCS-based secretarial competency in junior colleges.
최근 산업체에서 요구하는 실무형 인력의 양성을 위해, 전문대학의 비서학과에서는 국가직무능력표준(NCS)을 적용한 교육과정을 활발히 개발 및 운영하고 있다. 이러한 교육과정은 교육을 제공하는 학교나 교수의 NCS에 대한 이해와 입장이 반영된 것이다. 그러므로 비서를 채용하는 기업이나 경영진의 요구사항을 제대로 만족하고 있는가 하는 점에서 심층적인 검토가 필요하다. 본 연구는 분석적 계층과정(AHP, Analytic Hierarchy Process) 방법을 이용하여 NCS 기반 비서직무 능력별 상대적 중요도를 파악하고, 교육 효과를 최적화하기 위한 방향을 제시하고자 한다. 기존의 선행연구에서는 비서 및 교수를 대상으로 NCS 기반 비서직무 능력의 중요도를 파악하였으나, 산업 현장의 기대 수준을 반영하는데 한계가 있었다. 본 연구는 기존 연구의 한계점을 보완하여 신입, 경력비서 뿐 아니라 경영진 및 임원, 인사 담당자를 포함한 네 그룹을 대상으로 연구를 수행하였다. 또한 기존의 연구는 전문대학의 수준(3 ~ 5 수준)에 해당되는 37개 능력단위요소만 분석하였으나, 본 연구는 41개 모두를 포함하였다. 한편, 비서직무 교육과정 운영 시 정의되는 수준별/체계별 중요도에 대한 분석도 함께 실시하여, 예비 비서들이 어느 수준에 집중적으로 역량을 키워야 하는지 방향을 제시하였다. 이러한 기존 연구와의 차별화를 통하여 기업에서 원하는 역량수준과 대학이 이해하고 있는 NCS 기반 비서 교육과정의 차이점을 보다 명확히 하였다. 본 연구의 분석 결과를 토대로 확인된 사안은 다음과 같다.
첫째, 비서직무 11개 능력단위에 관한 상대적 중요도는 경영진 문서작성관리, 경영진 일정관리, 경영진 지원업무 순으로 높았다.
둘째, 각 능력 단위의 능력단위요소 별로 가장 중요하게 인식되는 것은 경조사 관련 업무하기, 조직 내부환경 파악하기, 경영진 일정 조율하기, 경영진 출장 전 준비하기, 내방객 선별 응대하기, 경영진의 업무 지시받기, 문서 작성하기, 의전업무하기, 정보 보안 유지하기, 국제 행사 지원하기, 회계 관리시스템 활용하기였다. 각 능력단위요소 별 상대적 중요도는 기존 연구결과와 몇몇 능력단위에서 차이를 보였는데, 특히 6, 7수준의 능력단위요소로 기존 연구에서는 제외되었던 의전업무하기, 국제 행사 지원하기가 해당 능력단위에서 가장 중요한 업무 능력으로 인식되었다.
셋째, 비서직무 41개 능력단위요소 전체에 대해서는 경영진의 업무 지시받기, 정보 보안 유지하기, 경영진 출장 전 준비하기가 종합적으로 가장 중요하게 인식되고 있었다. 각 집단별로는, 신입비서는 전자문서 관리하기, 경력비서는 경영진의 업무 지시받기, 경영진 및 임원은 경영진의 업무 지시받기, 인사 담당자는 문서 기획하기를 가장 중요하다고 인식하였다. 기존 연구에서 연구대상으로 포함되지 않았던 경영진 및 임원, 인사담당자가 평가하는 비서직무 중요도가 비서가 평가하는 것과 차이가 있음이 확인되었다.
넷째, 비서직무 수준별/체계별 중요도는 종합적으로 4수준, 신입비서와 경력비서는 4수준, 경영진 및 임원은 3수준, 인사담당자는 7수준을 가장 중요하다고 인식하였다. 또한 수준별로 가장 중요도가 높은 능력단위요소는 경영진의 업무 지시받기, 경영진의 출장 전 준비하기, 문서 작성하기, 의전업무하기, 국제 행사 지원하기로 파악되었다.
다섯째, 비서 채용 시 고려하는 다양한 비서의 자격 요건 가운데 깔끔하고 단정한 이미지를 가진 자, 예의범절을 갖춘 자, 간결하고 확실한 의사표현이 가능한 자 순으로 중요하게 고려되고 있었다.
이상의 연구 결과는 전문대학에서의 NCS 기반 비서직무 교육과정 개발에 실질적인 자료로 활용되어, 향후 비서 업무에 대한 능률을 높이고, 비서 자질과 역량을 신장시킬 수 있도록 기여할 것으로 기대된다.
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