정부산하공공기관 자체관리기관의 기록관리에 관한 연구 : 기록물관리 전문요원의 업무수행을 중심으로 = A Study on the Records Management in the Independently Operated Government-Affiliated Organizations - With Focus on the Work Performances of Records Management Professionals -
저자
발행사항
서울 : 명지대학교 기록정보과학전문대학원, 2017
학위논문사항
학위논문(석사)-- 명지대학교 기록정보과학전문대학원 : 기록관리전공 2017. 8
발행연도
2017
작성언어
한국어
주제어
발행국(도시)
서울
형태사항
vi, 66 p. ; 26cm
일반주기명
명지대학교 논문은 저작권에 의해 보호받습니다.
A Study on the Records Management in the Independently Operated Government-Affiliated Organizations - With Focus on the Work Performances of Records Management Professionals -
지도교수:이해영
참고문헌 : p.57-59
소장기관
본 연구는 정부산하공공기관 자체관리기관의 기록물관리 전문요원들이 기록관리 업무를 수행하는 과정에서 어떠한 어려움을 겪고 있고, 어떻게 대처해 나가고 있는지, 그리고 업무 수행과정에서 어떠한 도움을 받고 싶어 하는지를 연구문제로 설정하여 살펴봄으로써, 정부산하공공기관 자체관리기관의 기록물관리 전문요원들이 업무를 원활히 수행할 수 있도록 지원하는 방안에 대한 시사점을 제언하는 것을 목적으로 하였다.
이를 위해 정부산하공공기관 자체관리기관 12개 기관의 기록물관리 전문요원을 대상으로 인터뷰를 실시하여 기록관리 업무현황과 기록관리 업무수행 환경을 조사하였고, 인터뷰는 전화 혹은 이메일을 통한 질문지 작성방법 중에서 응답자가 원하는 방법으로 2017년 4~6월에 수행되었다. 조사결과 정부산하공공기관 자체관리기관 12개 기관의 기록물관리 수준은 기록물 관리체계를 만들어 나가는 초기 단계에 있다고 할 수 있었으며, 본 연구의 주요한 연구결과는 다음과 같다.
기록물관리 전문요원들은 업무수행과정에서 다양한 어려움을 겪고 있었다. 경영성과로 이어지기 어려운 기록관리 업무의 특성으로 인해 예산지원을 받기 어려웠고, 기관 내 직원들에게 기록관리가 자신들의 공식적인 업무 외 추가업무로 인식되고 있어 업무협조를 받는데 어려움이 있었다. 또한, 기록관리 업무수행에 대한 회의감을 느끼게 하는 상황으로 어려움을 겪고 있었는데, 혼자서 해야 하는 외로운 업무, 기관에서 중요성이 낮은 우선순위가 아닌 업무, 낮은 직위 및 직급으로 인해 겪게 되는 상황들로 회의감을 느껴 스트레스를 받고 있었다.
기록물관리 전문요원들은 이러한 어려움을 극복하고자 그에 합당한 대처를 하기위해 노력하고 있었다. 정부산하공공기관 기록물관리 전문요원들은 기록관리 업무를 진행하면서 실행과정에서 세부적인 처리방법에 관한 사항들은 타 기관 기록물관리 전문요원과의 교류, 국가기록원 문의 등 기관 외부자원을 활용하고, 기관 내부직원들과의 관계관리, 회의, 전화, 이메일, 대면 등으로 기관 내부협력 조율을 통해 대처하는 등 나름의 개인적인 방법으로 어려움에 대처하고 있는 실정이었다. 하지만 위에 나열된 어려움의 근본 원인은 기관 내에서 기록관리 업무를 중요하게 생각하지 않는 인식 때문이므로, 이는 기록물관리 전문요원이 혼자서 대응하여 근원을 해결하기는 매우 힘든 것으로 이해된다.
결과적으로 기록물관리 전문요원이 업무 수행과정과 근무환경에서 바라는 점은 다음과 같았다. 정부산하공공기관 자체관리기관에 적합한 업무지침이 만들어져서, 기록관리 업무를 수행하면서 세부적인 처리방법의 어려움 때문에, 국가기록원에 문의하거나 타 기관 기록물관리 전문요원들과 교류를 통해 도움을 얻고자 하는 수고가 줄어들기를 원했다. 또한, 국가기록원으로부터 기록관리 평가를 받는 것을 원했는데, 국가기록원에 의해 기록물관리 업무에 대해 평가를 받는다면, 기관의 내부직원들도 업무진행과 더불어 당연히 해야 하는 업무로 인식하는 계기가 될 것이라 하였다. 그리고 별도의 기록물관리부서가 만들어지고, 업무분장을 통해 기록관리 업무 이외의 다른 업무를 배정받지 않고, 정규직으로 채용되어 안정감 있게 기록물관리에 전념할 수 있는 환경이 만들어지기를 원했다.
이러한 연구결과를 바탕으로 다음과 같은 개선방안을 제언 하였다.
첫째, 정부산하공공기관 자체관리기관의 현실을 반영한 실질적인 업무 지침이 만들어져야 한다. 둘째, 자체관리기관에서도 의무적으로 기록관리 평가가 이루어져야 한다. 국가기록원에서 정부산하공공기관 자체관리기관까지 평가할 수 있는 여건이 되지 않는다면, 공공기관 경영공시제도에 기록관리평가에 대한 사항을 추가하여 의무적으로 공시하여 국민들에게 공개하는 방안과 공공기관 경영평가제도에서 경영관리 평가 항목에 기록관리 사항을 포함하여 기획재정부의 경영평가단에 의해 평가 받는 방법을 제언한다. 셋째, 기록물관리 전문요원이 기록물관리에 전념할 수 있도록 다른 업무분장을 지양하고, 안정적인 위치에서 업무를 수행할 수 있도록 정규직으로 채용되는 환경이 구축되어야 한다.
This study is to discover the difficulties the records management professionals working in the independently operated government-affiliated organizations experience during their work process, how they deal with the problems and what help is needed for them to perform better in their work environment. The purpose of this research is to hypothesize the requirements for the records management professionals to work effectively.
To analyze the work environment, the current work process and the problems, interviews were conducted on 12 records management professionals from different independently operated government-affiliated organizations. All the interviews were conducted either by a phone call or an email, whichever the records management professionals were comfortable with after they received the questionnaire, between April to June of 2017. The interview results revealed that the level of work proficiency in records management was still in its beginning stage, and the key findings of this study are as below.
The records management professionals are facing various difficulties in their work procedure. Budget allocation to their work was difficult due to the specialty of their work, the obscurity in measuring its business performances. The records management professionals also faced hardships in seeking cooperation at work from other colleagues as their role at the work place was perceived as a supplementary to the official work of the institution. Moreover, the records management professionals were experiencing psychological distress and skepticism of their role because of the solitude in their work place, their work being considered lower on priority within the institution and their low work position or rank within the organization.
As listed above, the records management professionals were facing numerous hardships within the organization and were thriving to resolve the problems. The records management professionals consult other records management professionals working in different institutions or utilize resources from external institutions such as the National Archives of Korea to find solutions to specific work process-related problems such as regulations in record management. At the same time, to gain internal support for issues such as budget allocation and promotion, the records management professionals devote to maintain good relationships with colleagues and stay connected in the internal communication loop through meetings, email and phone calls. The records management professionals were trying to resolve the difficulties with their own personal methods. However, the above listed problems seem to occur because the records management work is not taken seriously or viewed importantly, which leads to the conclusion that the origin of the problems cannot be solved with just the records management professionals' personal endeavors.
As as result, the records management professionals' requests as the solutions to the problems in their work environment and work process were as following. Since there were many difficulties in the details of records management, the records management professionals suggested a work process guideline specifically for the independently operated government-affiliated organizations so that they did not have to contact other records management professionals from other institutions or the National Archives of Korea for specific inquiries. At the same time, they sought the need of an official evaluation from the National Archives of Korea regarding the records management work. They believed that a government evaluation will enhance the importance and the value of the records management work within their institution, which will also make it easier for them to receive internal support. Additionally, the records management professionals proposed an official team of records management professionals placed within their institution, specify the work scope and job description of that team to just records management so they would not have to be pulled into other positions that are not related to records management, and the records management professionals to be hired as a permanent position to focus on the records management work.
With above findings, below proposals were made for improvements.
First, a practical work process guideline needs to be formed according to the specific situations of each independently operated government-affiliated organizations. Second, an internal evaluation within each independently operated organizations need to be conducted. If it is not feasible for the National Archives of Korea to evaluate the institutions, it is recommended to include a feature regarding records management evaluation in the Management Disclosure System and make it mandatory to be announced to the public, and add records management in the Management Performance Evaluation System to be inspected by the evaluation group of the Ministry of Strategy and Finance. Last, the records management professionals should not be assigned to other roles beside records management and a stable working environment such as hiring them in a permanent position should be formed for them to focus on their sole role of records management.
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