정부산하 공공기관 기록물관리 전문요원의 지식공유의도 영향 요인에 관한 연구
저자
발행사항
서울 : 연세대학교 대학원, 2022
학위논문사항
학위논문(석사) -- 연세대학교 대학원 문헌정보학과 2022.2
발행연도
2022
작성언어
한국어
주제어
발행국(도시)
서울
기타서명
Factors influencing the intention of knowledge sharing of records management specialists in government-affiliated public institutions
형태사항
vii, 71 p. : 삽화 ; 26 cm
일반주기명
지도교수: 박지홍
UCI식별코드
I804:11046-000000541017
소장기관
Records management has a short history in Korea compared to other countries, and was mainly triggered with governmental policy and enactment of related laws. In fact, there is a lack of awareness towards records management in government-affiliated public institutions that produce and collect numerous records. Records management specialists face many difficulties at work, such as excessive work due to lack of manpower, relative deprivation and job stress resulting from low awareness of record management among employees. In addition, in accordance with the current law, only the legal minimum requirement of a one-person archive system is followed, and most public institutions have one person in charge of records management. They have no choice but to start by preparing a system. The record management framework of a institution should be established by reflecting the characteristics of each institution, based on relevant laws and records management guidelines of the National Archives. However, it requires cooperation among different groups, and lack of records management specialists makes it difficult to establish a record management framework. Therefore, it is necessary to find a way to improve organizational performance by resolving these business problems while maintaining the existing manpower structure.
Meanwhile, although knowledge sharing is an activity conducted through records management, and its value can easily be realized in the field of records management, knowledge sharing has been mainly studied in field of business administration. In the field of records management, knowledge sharing has been studied under main keywords of collaboration and communication, but the subjects of the previous study were occupational groups such as archivists, librarians and historians which is indeed different from records management specialists. There is no empirical study on knowledge sharing among records management specialists. As we have confirmed the benefits of knowledge sharing on creating ideas and enhancing corporate competitiveness by developing individual competency, knowledge sharing can promote communication and cooperation among records management specialists, which can be a stepstone to solve various work problems arising from chronic manpower shortages.
The purpose of this study is to empirically verify the factors that affect the knowledge sharing intention of records management specialists. Through the review of previous studies, the theoretical background of knowledge sharing was investigated and detailed factors were confirmed. Based on the research framework, a survey was administered from August 30, 2021 to September 17, 2021 for records management specialists in government-affiliated public institutions. As a result, a total of 126 responses were used for the final analysis.
As a sub-factor of organization managerial factors consisted of the managers’interests and supports, evaluation and compensation system. The sub-factors of relational factors consisted of open communication and trust in peers. Personal factors include SNS utilization, job satisfaction, and job stress. These sub-factors were the independent variables. Finally, tacit knowledge sharing intention and explicit knowledge sharing intention were the dependent variables. The research model was tested using principle component analysis and multiple regression analysis. The findings and implications of this study are as follows:
First, managers’interests and supports had a significant positive effect on tacit knowledge sharing intention, but evaluation and compensation system had a negative effect on tacit knowledge sharing intention. As tacit knowledge is an experience-based content, the source of knowledge becomes unclear when it repeats transferring processes, and thus evaluation and compensation system that promotes competition among employees depresses the knowledge sharing intentions.
Second, the relational factors (open communication, trust in peers) had no effect on both tacit knowledge and intention to share formal knowledge. It was found that open communication between records management specialists who work alone in most institutions and other organizational members with different duties and roles did not have any role in forming the knowledge sharing intentions.
Third, job stress was found to have a significant positive effect on the intention of knowledge sharing(tacit, explicit). Knowledge sharing can be a way to relieve the problems or stress exposed to records management specialists at work.
Combining the analysis results, it is necessary to find a way to strengthen the factors that have a significant positive (+) effect and reduce the factors that have a significant negative (-) effect. Rather than providing a seperate evaluation and reward system for knowledge sharing, it is required to form an organizational culture where records management specialists can freely participate in knowledge sharing activities with the interest and support of managers. In addition, the process of continuously improving the causes of one of the causes of job stress, such as awareness improvement and deprivation, should be carried out through records management training for all employees.
This study empirically analyzed the factors affecting knowledge sharing with the subject of knowledge sharing of records management specialists, which has not yet been studied in the field of archivology. This study is meaningful in that it provides policy implications for promoting knowledge sharing as a solution to the managerial problems faced by records management specialists by utilizing the current staffing structure.
국내의 기록관리는 다른 나라들과 비교하여 짧은 역사를 가지고 있으며, 정부의 정책과 관련법 제정으로 조직화되면서 시작되었다. 이러한 이유로 정작 업무 중에 수많은 기록물을 생산, 수집하는 공공기관 안에서 기록관리에 대한 인식은 저조한 편이다. 더불어 기록물관리 전문요원들은 인력 부족으로 인한 업무 과다, 직원들 간 기록관리에 대한 낮은 인식에서 비롯되는 상대적 박탈감과 직무 스트레스 등 업무 현장에서 많은 어려움을 겪고 있다. 대부분의 공공기관은 현행법상 1인 기록관 체제라는 법적 최소 요건만을 지켜 기록관리 담당 인력을 1명씩 배치하고 있기 때문에 만약 기록물관리 전문인력을 처음 채용한 기관이라면 혼자서 기관의 기록물 정의와 수집 범주 등 관리 체계를 마련하는 것부터 시작할 수밖에 없어 과도한 업무에 시달릴 수 있다. 한 기관의 기록관리 체계는 관련 법령과 국가기록원의 기록관리 지침에 기반하여, 각 기관의 성격을 반영하여 마련되어야 한다. 하지만 이러한 일에는 여러 사람의 협력이 필요하고, 기록물관리 전문인력은 소수이기 때문에 기록관리 체계를 마련하는 것에 큰 어려움이 따른다. 따라서 기존의 인력 구조를 유지하면서 이러한 업무적 문제를 해소하여 조직성과를 향상시킬 수 있는 방안을 강구할 필요가 있다.
한편 지식공유는 기록관리를 통해 이뤄지는 활동으로 기록관리 분야에서도 충분히 지식공유의 가치를 실현할 수 있음에도 불구하고 지식공유는 경영학계에서 주로 연구되어왔다. 기록관리 분야에서는 협업, 커뮤니케이션이라는 키워드로 연구되었으나 연구 대상은 주로 기록보존소 간, 기록관리사와 사서, 역사학자 등의 상이한 직업군이다. 따라서 기록물관리를 전담하는 인력 간의 지식공유에 대한 연구는 전무하다. 새로운 아이디어 창출과 직원 개개인의 역량 발전을 통한 기업 경쟁력 제고라는 지식공유의 혜택을 확인한 만큼 이러한 지식공유를 기록학계에도 적용할 수 있다면 기록물관리 전문요원 간의 커뮤니케이션과 협력을 촉진할 수 있을 것이고, 만성적인 인력 부족에서 오는 여러 업무적 문제들을 해소할 수 있는 발판이 될 수 있다.
본 연구의 목적은 기록물관리 전문요원의 지식공유의도에 영향을 미치는 요인을 실증적으로 검증하는 것으로 선행연구 검토를 통해 지식공유에 대한 이론적 배경을 알아보고, 세부 요소들을 확인하였다. 이를 바탕으로 설문지를 개발하여 정부산하 공공기관 소속의 기록물관리 전문요원들을 대상으로 2021년 8월 30일부터 2021년 9월 17일까지 설문조사를 실시한 결과 총 126부의 자료를 최종 분석에 사용하였다. 조직관리적 요인의 하위 요인으로 관리자의 관심과 지원과 평가보상제도, 관계적 요인의 하위요인에는 개방적 소통과 동료에 대한 신뢰, 마지막으로 개인적 요인의 하위 요인은 SNS 활용능력과 직무 만족도, 직무 스트레스를 독립변수로 구성하였으며, 종속 변수에는 암묵지 공유의도와 형식지 공유의도를 포함하였다. 다중회귀분석의 통계 분석 기법을 사용하여 연구모형을 검증하였으며 본 연구의 결론 및 시사점은 다음과 같다.
첫째, 조직관리적 요인(관리자의 관심과 지원, 평가보상제도) 중 관리자의 관심과 지원은 암묵지 공유의도에 정(+)적으로 유의한 영향을 미쳤으나, 평가보상제도는 암묵지 공유의도에 부(-)적으로 유의한 영향을 미치는 것으로 나타났다. 암묵지는 체험을 통해 습득되는 것으로 전수 과정을 거칠수록 지식의 출처가 불분명해지기 때문에 직원 간의 경쟁을 촉진하는 평가보상제도가 지식공유 의지를 저하시키는 것으로 볼 수 있다.
둘째, 관계적 요인(개방적 소통, 동료에 대한 신뢰)은 암묵지, 형식지 공유의도와 모두 아무런 영향 관계를 갖지 않았다. 대부분의 기관에서 혼자서 근무하는 기록물관리 전문요원과 직무와 역할이 상이한 다른 조직구성원 간의 커뮤니케이션은 지식공유 의지 형성에 아무런 관여를 하지 않음을 발견하였다.
셋째, 개인적 요인(SNS 활용능력, 직무 만족도, 직무 스트레스) 중 직무 스트레스는 암묵지 공유의도와 형식지 공유의도에 정(+)의 영향을 미치는 것으로 나타났다. 지식공유는 기록물관리 전문요원이 업무 중 겪는 문제 상황이나 스트레스를 해소하기 위한 방안이 될 수 있음을 실증하였다.
분석 결과를 종합하면 유의한 정(+)의 영향을 미치는 요인들은 강화하고, 유의한 부(-)의 영향을 미치는 요인들은 상쇄할 수 있는 방안을 모색할 필요가 있다. 지식공유와 관련하여 별도의 평가보상제도를 마련하기보다는 관리자의 관심과 지원으로 지식공유 활동에 자유롭게 참여할 수 있는 조직 문화를 형성하는 것이 선행되어야 할 것이다. 또한 전 직원 대상의 기록관리 교육을 통해 직무 스트레스의 원인 중 하나인 인식 개선, 박탈감 등의 원인을 계속해서 개선해나가는 과정이 이뤄져야 할 것이다.
본 연구는 기록학 분야에서 아직 연구된 바 없는 기록물관리 전문요원의 지식공유를 주제로 하여 지식공유에 영향을 미치는 요인을 실증적으로 분석하였다. 이를 통해 본 연구는 현재의 인력 배치 구조를 활용하여 기록물관리 전문요원들이 처한 업무적 문제에 대한 해소 방안으로서 지식공유 활성화를 위한 정책적 함의를 제공한다는 점에서 연구의 의의가 있다.
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